Simulez vos économies d'impôts
Remboursement de frais kilométriques : quelques règles à connaitre
Il faut noter que seul le salarié est éligible aux indemnités kilométriques accordées par le dirigeant d’entreprise. Ce dispositif ne concerne ni les prestataires externes ni les associés qui ne possèdent pas de fonction officielle au sein de la société.
Le barème kilométrique 2021 tient compte des frais liés à l’utilisation du véhicule personnel pour des obligations professionnelles. Il s’agit du carburant consommé, des frais de réparation et d’entretien, de l’amortissement du véhicule, des dépenses relatives à l’achat des pneus et des primes d’assurance. Il faut noter que le barème d’indemnité kilométrique 2021 n’inclut pas les frais de péage et le coût des tickets de stationnement.
Les trajets effectués entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas comptabilisés dans le calcul. Mais, le salarié peut prendre l’initiative de déduire, dans sa déclaration de revenus, les frais liés à ces déplacements « domicile et locaux professionnels ».
Mais quels sont les trajets éligibles au barème kilométrique 2021 ? Il s’agit des déplacements effectués pour l’entreprise : rendez-vous chez un client et missions professionnelles. Si l’Urssaf fait un contrôle, l’employeur est tenu de fournir des justificatifs kilométriques pour prouver l’usage professionnel du véhicule personnel de son employé. Il est alors possible d’utiliser des échanges d’e-mails, l’historique de calendrier professionnel, les dépenses annexes (tickets ou factures pour les repas). D’autres pièces peuvent également prouver ces déplacements : ordre de mission, nom du client, planning de tournée, nom du projet, etc.
Le remboursement des indemnités kilométriques s’effectue sur la base du barème kilométrique 2021, ou pour une autre année. En effet, les administrations fiscales publient des chiffres tous les ans et ce barème ne peuvent pas être par les conventions collectives. Le montant de ce barème forfaitaire dépend du type de véhicule et de la distance parcourue.
Chaque année, l’administration peut modifier le barème servant au calcul des frais kilométriques. En général, le barème kilométrique 2021 applicable est publié vers la fin du mois de février ou le début du mois de mars. Ainsi, une régularisation des indemnités kilométriques remboursées depuis janvier s’impose.
Dans le cas particulier du trajet domicile-travail, seul un aller-retour par jour peut être considéré dans le calcul et la distance maximale quotidienne est fixée à 80 km, à moins qu’il ne s’agisse de cas particuliers (nécessité professionnelle pour le conjoint, mutation professionnelle, etc.). Il faut noter que l’administration fiscale a créé un simulateur de barème kilométrique 2021 en ligne. Vous pouvez l’utiliser pour estimer le montant de vos indemnités kilométriques.
Quel était le barème de frais kilométrique 2020 ?
Les barèmes kilométriques pour l’année 2020 sont fixés dans l’arrêté du 26 février 2020, publié au Journal Officiel du 29 février 2020. Il s’agit des barèmes d’évaluation forfaitaire du prix de revient kilométrique pour l’imposition des revenus 2019. Ces barèmes peuvent s’appliquer aux salariés qui ont choisi de déduire les frais réels et aux titulaires de bénéfices commerciaux dont la déclaration est soumise au contrôle. Il faut noter que le barème kilométrique est limité à 7 CV. En d’autres termes, même si la puissance du véhicule est supérieure à ce seuil, le calcul sera basé sur 7 CV.
La puissance fiscale |
0 à 5 000 km |
5 001 à 20 000 km |
Supérieure à 20 000 km |
---|---|---|---|
Inférieur ou égale à 3CV |
dx0,456 |
(dx0,273)+915 |
dx0,318 |
Pour 4CV |
dx0,523 |
(dx0,294)+1147 |
dx0,352 |
Pour 5CV |
dx0,548 |
(dx0,308)+1200 |
dx0,368 |
Pour 6CV |
dx0,574 |
(dx0,323)+1256 |
dx0,386 |
Supérieure ou égale à 7CV |
dx0,601 |
(dx0,34)+1301 |
dx0,405 |
La lettre « d » correspond à la distance parcourue pour les trajets professionnels en 2019.
Exemple d’application du barème kilométrique 2020 en fonction du nombre de CV du véhicule :
Si pour un aller-retour, vous avez roulé sur une distance totale de 90 km, pendant 226 jours travaillés en 2019, vous devez déclarer une distance annuelle de 20 340 km, comprise dans la tranche kilométrique de plus de 20 000 km. Si votre véhicule a une puissance fiscale de 5 CV, voici la formule applicable : dx0,368. Le montant que vous devez prendre en compte pour la déclaration des frais de déplacement est donc égal à : 7 485,12 euros.
Quel est le barème kilométrique 2020 pour les véhicules à deux-roues ?
Le barème kilométrique 2020 varie en fonction de la cylindrée et de la puissance fiscale :
Pour les vélomoteurs et les cyclomoteurs de moins de 50 cm3
De 0 à 2 000 km |
dx0,272 |
---|---|
De 2 001 à 5 000 km |
(dx0,064)+416 |
Supérieure à 5 000 km |
dx0,147 |
Si vous roulez avec cyclomoteur et que vous avez parcouru une distance journalière totale de 20 km/jour, pendant 226 jours de travail au cours de l’année 2019, la distance annuelle à déclarer est de 4 520 km. Cette distance est comprise dans la tranche kilométrique de 2 001 à 5 000 km. Ainsi, le montant à déclarer pour les frais de déplacement se calcule avec la formule suivante : (dx0,064)+416 ; soit (4 520 km x 0,064) + 416 = 705,28 euros.
Pour les scooters et les motocyclettes de plus de 50 cm3?
Puissance fiscale |
1 à 2CV |
3 à 5CV |
Supérieure à 5CV |
---|---|---|---|
De 0 à 3 000 km |
dx0,341 |
dx0,404 |
dx0,523 |
De 3 001 à 6 000 km |
(dx0,085)+768 |
(dx0,071)+999 |
(dx0,068)+1365 |
Plus de 6 000 km |
dx0,213 |
dx0,237 |
dx0,295 |
La lettre « d » correspond à la distance parcourue pour les trajets professionnels en 2019.
Les frais de carburant générés par les déplacements professionnels peuvent également être estimés grâce aux barèmes des frais de carburants en 2020 :
Puissance fiscale |
Les frais au kilomètre selon le type de carburant |
||
Diesel |
Super sans plomb |
GPL |
|
Pour une voiture de tourisme |
|||
De 3 à 4CV |
0,080 euros |
0,099 euros |
0,064 euros |
De 5 à 7CV |
0,098 euros |
0,122 euros |
0,079 euros |
De 8 à 9CV |
0,117 euros |
0,145 euros |
0,094 euros |
De 10 à 11CV |
0,132 euros |
0,163 euros |
0,106 euros |
Supérieure ou égale à 12CV |
0,146 euros |
0,182 euros |
0,118 euros |
Pour une motocyclette, un scooter ou un vélomoteur |
|||
Inférieure à 50cc |
0,032 euros |
||
De 50cc à 125cc |
0,065 euros |
||
De 3 à 5CV |
0,083 euros |
||
Supérieure à 5CV |
0,115 euros |
N’oubliez pas de comptabiliser les autres dépenses professionnelles : frais de formation, coûts des documentations, tickets ou factures repas, achat des équipements, cotisations syndicales, location des locaux, etc. Il est fortement recommandé de bien conserver les pièces justificatives.
Quel barème kilométrique en 2021 ?
Le barème kilométrique 2021 est applicable pour établir les frais réels sur la déclaration des revenus 2020 en 2021.
Barème kilométrique 2021 pour les véhicules non électriques
La puissance fiscale |
0 à 5 000 km |
5 001 à 20 000 km |
Supérieure à 20 000 km |
---|---|---|---|
Inférieur ou égale à 3CV |
dx0,456 |
(dx0,273)+915 |
dx0,318 |
Pour 4CV |
dx0,523 |
(dx0,294)+1147 |
dx0,352 |
Pour 5CV |
dx0,548 |
(dx0,308)+1200 |
dx0,368 |
Pour 6CV |
dx0,574 |
(dx0,323)+1256 |
dx0,386 |
Supérieure ou égale à 7CV |
dx0,601 |
(dx0,34)+1301 |
dx0,40 |
La lettre « d » correspond à la distance parcourue pour les trajets professionnels en 2019.
Le barème kilométrique applicable à compter du 1er janvier 2021 reste le même qu’en 2020, jusqu’à ce que les administrations fiscales affichent une nouvelle publication. Il en est de même pour le barème kilométrique 2021 des cyclomoteurs et les motocyclettes.
Ainsi, si vous utilisez une Renault Clio et que vous roulez 40 km/jour, pendant 226 jours de travail en 2020, vous devez déclarer une distance annuelle de 9 040 km, comprise dans la tranche kilométrique de 5 001 à 20 000 km. Avec une puissance fiscale de 4 CV, voici la formule applicable : (dx0,294)+1147. Le montant que vous devez prendre en compte pour la déclaration des frais de déplacement est donc égal à : (9 040 km x 0,294)+1 147 = 3 804,76 euros.
Barème des indemnités kilométriques pour les vélos en 2021
Aucun barème kilométrique 2021 n’est prévu jusqu’à présent pour les salariés qui se déplacent avec leur vélo personnel pour une mission professionnelle. Cependant, depuis le 13 février 2016, les entreprises peuvent couvrir ces frais de déplacement. L’indemnité vélo se présente sous la forme d’un forfait au kilomètre, fixé à 0,25 euro. Elle se calcule sur la base du trajet aller-retour le plus court entre le domicile du salarié et les locaux professionnels, mais aussi sur le nombre de jours de travail au cours de l’année.
Par exemple, si le salarié parcourt une distance totale de 15 kilomètres par jour, à l’aller et au retour, pendant 226 jours de travail au cours de l’année, son indemnité vélo s’élève à 15 km x 226 jours x 0,25 euro = 847,5 euros. Ce montant est exempté d’impôt sur le revenu jusqu’à 200 euros/an. Le salarié doit fournir des justificatifs afin de prouver que ces déplacements ont bien été effectués.
Il faut comprendre que les employés qui utilisent des services de vélos en libre-service ne sont pas concernés. En effet, l’entreprise paye déjà la totalité des frais d’abonnement auprès des sociétés de location de vélos comme Velov, Velib, Bicloo, Vlille, etc.
Le barème kilométrique 2021 et la déclaration d’impôt
Lorsque vous utilisez le barème kilométrique 2021, vous pouvez trouver le montant des frais professionnels à déduire de votre revenu imposable. Votre taux d’imposition pour le prélèvement à la source sera alors plus faible.
Il faut noter, qu’en tant que salarié, vous pouvez choisir entre les solutions suivantes pour la prise en charge de vos frais de transport. Il est recommandé d’opter pour la solution la plus avantageuse après calcul de l’indemnité kilométrique 2021.
- Utiliser le barème kilométrique 2021 publié par l’administration pour le calcul des sommes à déduire. Vous pourrez alors déduire le coût de l’achat de carburant, les dépenses liées aux réparations et aux primes d’assurance. Le stationnement, le péage et les intérêts qui découlent d’un prêt auto, donnent lieu à des déductions particulières et nécessitent des justificatifs spécifiques.
- Vous pouvez songer à la déduction directe de vos dépenses réelles de transport en présentant tous les justificatifs requis qui indiquent les dates, les objets ou encore le montant des dépenses. Quoi qu’il en soit, l’ensemble des frais déductibles restent plafonnés par le barème kilométrique 2021 fixé par l’administration. À noter que les frais de stationnement, de péage ou encore les intérêts d’un prêt-auto ne sont pas comptabilisés.
- La troisième option vous permet de profiter d’une déduction forfaitaire de 10 % sur le revenu imposable, sans tenir compte du barème kilométrique 2021.
Il est préférable de profiter de l’abattement de 10 % pour les frais professionnels sur la déclaration de revenus. En effet, cet abattement est beaucoup plus intéressant par rapport à la déclaration réelle des trajets entre le domicile et le travail. Toutefois, pensez à effectuer les trois calculs basés sur le barème kilométrique 2021 ou non, afin de comparer et de faire le meilleur choix.
Quelques recommandations pour bien calculer les distances
Il est préférable d’utiliser un outil cartographique tel que Google Map pour bien calculer les distances que vous avez parcourues au cours de l’année. Ainsi, vous gagnerez du temps lorsque vous effectuerez la déclaration de frais professionnels. Vous facilitez aussi le travail du dirigeant de votre entreprise et de la comptabilité dans l’exercice du contrôle.
Il faut noter qu’il existe des montants qu’il ne faut pas dépasser. L’entreprise peut toujours décider de rembourser les frais kilométriques en versant des sommes supérieures aux plafonds fixés par le barème kilométrique 2021 officiel. Mais l’Urssaf les considèrera comme des avantages en nature qui rentrent dans la catégorie des revenus imposables et soumis aux cotisations sociales.
Attention, les barèmes kilométriques prévus par la convention collective de l’entreprise ne doivent pas être inférieurs au barème kilométrique officiel pour éviter toute forme de litige.