Nos clients parlent de nous !

Un salarié peut être obligé de rouler avec son véhicule personnel pour remplir une mission professionnelle. À ce moment-là, l’entreprise doit compenser les kilomètres parcourus en se basant sur le barème kilométrique 2021 que l’Urssaf publie tous les ans.


Sommaire

Simulez vos économies d'impôts

Remboursement de frais kilométriques : quelques règles à connaitre

Il faut noter que seul le salarié est éligible aux indemnités kilométriques accordées par le dirigeant d’entreprise. Ce dispositif ne concerne ni les prestataires externes ni les associés qui ne possèdent pas de fonction officielle au sein de la société.

Le barème kilométrique 2021 tient compte des frais liés à l’utilisation du véhicule personnel pour des obligations professionnelles. Il s’agit du carburant consommé, des frais de réparation et d’entretien, de l’amortissement du véhicule, des dépenses relatives à l’achat des pneus et des primes d’assurance. Il faut noter que le barème d’indemnité kilométrique 2021 n’inclut pas les frais de péage et le coût des tickets de stationnement.

Les trajets effectués entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas comptabilisés dans le calcul. Mais, le salarié peut prendre l’initiative de déduire, dans sa déclaration de revenus, les frais liés à ces déplacements « domicile et locaux professionnels ».

Mais quels sont les trajets éligibles au barème kilométrique 2021 ? Il s’agit des déplacements effectués pour l’entreprise : rendez-vous chez un client et missions professionnelles. Si l’Urssaf fait un contrôle, l’employeur est tenu de fournir des justificatifs kilométriques pour prouver l’usage professionnel du véhicule personnel de son employé. Il est alors possible d’utiliser des échanges d’e-mails, l’historique de calendrier professionnel, les dépenses annexes (tickets ou factures pour les repas). D’autres pièces peuvent également prouver ces déplacements : ordre de mission, nom du client, planning de tournée, nom du projet, etc.

Le remboursement des indemnités kilométriques s’effectue sur la base du barème kilométrique 2021, ou pour une autre année. En effet, les administrations fiscales publient des chiffres tous les ans et ce barème ne peuvent pas être par les conventions collectives. Le montant de ce barème forfaitaire dépend du type de véhicule et de la distance parcourue.

Chaque année, l’administration peut modifier le barème servant au calcul des frais kilométriques. En général, le barème kilométrique 2021 applicable est publié vers la fin du mois de février ou le début du mois de mars. Ainsi, une régularisation des indemnités kilométriques remboursées depuis janvier s’impose.  

Dans le cas particulier du trajet domicile-travail, seul un aller-retour par jour peut être considéré dans le calcul et la distance maximale quotidienne est fixée à 80 km, à moins qu’il ne s’agisse de cas particuliers (nécessité professionnelle pour le conjoint, mutation professionnelle, etc.). Il faut noter que l’administration fiscale a créé un simulateur de barème kilométrique 2021 en ligne. Vous pouvez l’utiliser pour estimer le montant de vos indemnités kilométriques.

Quel était le barème de frais kilométrique 2020 ?

Les barèmes kilométriques pour l’année 2020 sont fixés dans l’arrêté du 26 février 2020, publié au Journal Officiel du 29 février 2020. Il s’agit des barèmes d’évaluation forfaitaire du prix de revient kilométrique pour l’imposition des revenus 2019. Ces barèmes peuvent s’appliquer aux salariés qui ont choisi de déduire les frais réels et aux titulaires de bénéfices commerciaux dont la déclaration est soumise au contrôle. Il faut noter que le barème kilométrique est limité à 7 CV. En d’autres termes, même si la puissance du véhicule est supérieure à ce seuil, le calcul sera basé sur 7 CV.

La puissance fiscale

0 à 5 000 km

5 001 à 20 000 km

Supérieure à 20 000 km

Inférieur ou égale à 3CV

dx0,456

(dx0,273)+915

dx0,318

Pour 4CV

dx0,523

(dx0,294)+1147

dx0,352

Pour 5CV

dx0,548

(dx0,308)+1200

dx0,368

Pour 6CV

dx0,574

(dx0,323)+1256

dx0,386

Supérieure ou égale à 7CV

dx0,601

(dx0,34)+1301

dx0,405

La lettre « d » correspond à la distance parcourue pour les trajets professionnels en 2019.

Exemple d’application du barème kilométrique 2020 en fonction du nombre de CV du véhicule :

Si pour un aller-retour, vous avez roulé sur une distance totale de 90 km, pendant 226 jours travaillés en 2019, vous devez déclarer une distance annuelle de 20 340 km, comprise dans la tranche kilométrique de plus de 20 000 km. Si votre véhicule a une puissance fiscale de 5 CV, voici la formule applicable : dx0,368. Le montant que vous devez prendre en compte pour la déclaration des frais de déplacement est donc égal à : 7 485,12 euros.

Quel est le barème kilométrique 2020 pour les véhicules à deux-roues ?

Le barème kilométrique 2020 varie en fonction de la cylindrée et de la puissance fiscale :

Pour les vélomoteurs et les cyclomoteurs de moins de 50 cm3 

De 0 à 2 000 km

dx0,272

De 2 001 à 5 000 km

(dx0,064)+416

Supérieure à 5 000 km

dx0,147

Si vous roulez avec cyclomoteur et que vous avez parcouru une distance journalière totale de 20 km/jour, pendant 226 jours de travail au cours de l’année 2019, la distance annuelle à déclarer est de 4 520 km. Cette distance est comprise dans la tranche kilométrique de 2 001 à 5 000 km. Ainsi, le montant à déclarer pour les frais de déplacement se calcule avec la formule suivante : (dx0,064)+416 ; soit (4 520 km x 0,064) + 416 = 705,28 euros.

Pour les scooters et les motocyclettes de plus de 50 cm3?

Puissance fiscale

1 à 2CV

3 à 5CV

Supérieure à 5CV

De 0 à 3 000 km

dx0,341

dx0,404

dx0,523

De 3 001 à 6 000 km

(dx0,085)+768

(dx0,071)+999

(dx0,068)+1365

Plus de 6 000 km

dx0,213

dx0,237

dx0,295

La lettre « d » correspond à la distance parcourue pour les trajets professionnels en 2019.

Les frais de carburant générés par les déplacements professionnels peuvent également être estimés grâce aux barèmes des frais de carburants en 2020 :

Puissance fiscale

Les frais au kilomètre selon le type de carburant

Diesel

Super sans plomb

GPL

Pour une voiture de tourisme

De 3 à 4CV

0,080 euros

0,099 euros

0,064 euros

De 5 à 7CV

0,098 euros

0,122 euros

0,079 euros

De 8 à 9CV

0,117 euros

0,145 euros

0,094 euros

De 10 à 11CV

0,132 euros

0,163 euros

0,106 euros

Supérieure ou égale à 12CV

0,146 euros

0,182 euros

0,118 euros

Pour une motocyclette, un scooter ou un vélomoteur

Inférieure à 50cc

0,032 euros

De 50cc à 125cc

0,065 euros

De 3 à 5CV

0,083 euros

Supérieure à 5CV

0,115 euros

 

N’oubliez pas de comptabiliser les autres dépenses professionnelles : frais de formation, coûts des documentations, tickets ou factures repas, achat des équipements, cotisations syndicales, location des locaux, etc. Il est fortement recommandé de bien conserver les pièces justificatives.

Quel barème kilométrique en 2021 ?

Le barème kilométrique 2021 est applicable pour établir les frais réels sur la déclaration des revenus 2020 en 2021.

Barème kilométrique 2021 pour les véhicules non électriques

La puissance fiscale

0 à 5 000 km

5 001 à 20 000 km

Supérieure à 20 000 km

Inférieur ou égale à 3CV

dx0,456

(dx0,273)+915

dx0,318

Pour 4CV

dx0,523

(dx0,294)+1147

dx0,352

Pour 5CV

dx0,548

(dx0,308)+1200

dx0,368

Pour 6CV

dx0,574

(dx0,323)+1256

dx0,386

Supérieure ou égale à 7CV

dx0,601

(dx0,34)+1301

dx0,40

La lettre « d » correspond à la distance parcourue pour les trajets professionnels en 2019.

Le barème kilométrique applicable à compter du 1er janvier 2021 reste le même qu’en 2020, jusqu’à ce que les administrations fiscales affichent une nouvelle publication. Il en est de même pour le barème kilométrique 2021 des cyclomoteurs et les motocyclettes.

Ainsi, si vous utilisez une Renault Clio et que vous roulez 40 km/jour, pendant 226 jours de travail en 2020, vous devez déclarer une distance annuelle de 9 040 km, comprise dans la tranche kilométrique de 5 001 à 20 000 km. Avec une puissance fiscale de 4 CV, voici la formule applicable : (dx0,294)+1147. Le montant que vous devez prendre en compte pour la déclaration des frais de déplacement est donc égal à : (9 040 km x 0,294)+1 147 = 3 804,76 euros.

Barème des indemnités kilométriques pour les vélos en 2021

Aucun barème kilométrique 2021 n’est prévu jusqu’à présent pour les salariés qui se déplacent avec leur vélo personnel pour une mission professionnelle. Cependant, depuis le 13 février 2016, les entreprises peuvent couvrir ces frais de déplacement. L’indemnité vélo se présente sous la forme d’un forfait au kilomètre, fixé à 0,25 euro. Elle se calcule sur la base du trajet aller-retour le plus court entre le domicile du salarié et les locaux professionnels, mais aussi sur le nombre de jours de travail au cours de l’année.  

Par exemple, si le salarié parcourt une distance totale de 15 kilomètres par jour, à l’aller et au retour, pendant 226 jours de travail au cours de l’année, son indemnité vélo s’élève à 15 km x 226 jours x 0,25 euro = 847,5 euros. Ce montant est exempté d’impôt sur le revenu jusqu’à 200 euros/an. Le salarié doit fournir des justificatifs afin de prouver que ces déplacements ont bien été effectués.

Il faut comprendre que les employés qui utilisent des services de vélos en libre-service ne sont pas concernés. En effet, l’entreprise paye déjà la totalité des frais d’abonnement auprès des sociétés de location de vélos comme Velov, Velib, Bicloo, Vlille, etc.

Le barème kilométrique 2021 et la déclaration d’impôt

Lorsque vous utilisez le barème kilométrique 2021, vous pouvez trouver le montant des frais professionnels à déduire de votre revenu imposable. Votre taux d’imposition pour le prélèvement à la source sera alors plus faible.  

Il faut noter, qu’en tant que salarié, vous pouvez choisir entre les solutions suivantes pour la prise en charge de vos frais de transport. Il est recommandé d’opter pour la solution la plus avantageuse après calcul de l’indemnité kilométrique 2021.

  1. Utiliser le barème kilométrique 2021 publié par l’administration pour le calcul des sommes à déduire. Vous pourrez alors déduire le coût de l’achat de carburant, les dépenses liées aux réparations et aux primes d’assurance. Le stationnement, le péage et les intérêts qui découlent d’un prêt auto, donnent lieu à des déductions particulières et nécessitent des justificatifs spécifiques.
  2. Vous pouvez songer à la déduction directe de vos dépenses réelles de transport en présentant tous les justificatifs requis qui indiquent les dates, les objets ou encore le montant des dépenses. Quoi qu’il en soit, l’ensemble des frais déductibles restent plafonnés par le barème kilométrique 2021 fixé par l’administration. À noter que les frais de stationnement, de péage ou encore les intérêts d’un prêt-auto ne sont pas comptabilisés.
  3. La troisième option vous permet de profiter d’une déduction forfaitaire de 10 % sur le revenu imposable, sans tenir compte du barème kilométrique 2021.  

Il est préférable de profiter de l’abattement de 10 % pour les frais professionnels sur la déclaration de revenus. En effet, cet abattement est beaucoup plus intéressant par rapport à la déclaration réelle des trajets entre le domicile et le travail. Toutefois, pensez à effectuer les trois calculs basés sur le barème kilométrique 2021 ou non, afin de comparer et de faire le meilleur choix.

Quelques recommandations pour bien calculer les distances

Il est préférable d’utiliser un outil cartographique tel que Google Map pour bien calculer les distances que vous avez parcourues au cours de l’année. Ainsi, vous gagnerez du temps lorsque vous effectuerez la déclaration de frais professionnels. Vous facilitez aussi le travail du dirigeant de votre entreprise et de la comptabilité dans l’exercice du contrôle.

Il faut noter qu’il existe des montants qu’il ne faut pas dépasser. L’entreprise peut toujours décider de rembourser les frais kilométriques en versant des sommes supérieures aux plafonds fixés par le barème kilométrique 2021 officiel.  Mais l’Urssaf les considèrera comme des avantages en nature qui rentrent dans la catégorie des revenus imposables et soumis aux cotisations sociales.

Attention, les barèmes kilométriques prévus par la convention collective de l’entreprise ne doivent pas être inférieurs au barème kilométrique officiel pour éviter toute forme de litige.


Foire aux questions

Quels frais professionnels peut-on déduire ?

Les frais professionnels sont également une manière de faire appel à la défiscalisation via votre entreprise. Vous aurez ainsi la possibilité de déduire vos frais kilométriques engendrés par vos déplacements professionnels. Les frais dits de bouches, comme les restaurants effectués avec vos clients ou collaborateurs pourront également être pris en compte. Les cadeaux offerts à vos clients seront en partis déductibles. Enfin, l’achat de matériaux informatiques, bureautiques ou frais de services réduiront également vos impôts à travers une déduction de votre TVA.

Comment calculer le prix d'un déplacement ?

Afin de calculer le prix d’un déplacement, il est nécessaire d'utiliser le barème kilométrique. Celui-ci est établi par l’Etat et permet de calculer le montant exact des indemnités à percevoir. Ce barème dépend du nombre de chevaux du véhicule utilisé et de la distance parcourue.

  • Pour les véhicules de 3 CV et moins le barème 2021 est de d x 0,456 jusqu’à 5 000 km, (d x 0,273) + 915 de 5 001 km à 20 000 km et d x 0,318 au-delà de 20 000 km.
  • Pour les véhicules de 4 CV le barème est de d x 0,523 jusqu’à 5 000 km, (d x 0,294) + 1 147 de 5 001 km à 20 000 km et d x 0,352 au-delà de 20 000 km.
  • Pour les véhicules de 5 CV le barème est de d x 0,548 jusqu’à 5 000 km, (d x 0,308) + 1 200 de 5 001 km à 20 000 km et d x 0,368 au-delà de 20 000 km.
  • Pour les véhicules de 6 CV le barème est de d x 0,574 jusqu’à 5 000 km, (d x 0,323) + 1 256 de 5 001 km à 20 000 km et d x 0,386 au-delà de 20 000 km.
  • Pour les véhicules de 7 CV et plus le barème est de d x 0,601 jusqu’à 5 000 km, (d x 0,340) + 1 301 de 5 001 km à 20 000 km et d x 0,405 au-delà de 20 000 km.

Exemple :

Pour un déplacement de 4 000 km effectué avec un véhicule 6 CV les indemnités correspondent donc à 4 000 x 0,574 = 2 296 euros.

Comment facturer les frais de déplacement ?

Les frais de déplacement sont soumis à la TVA au même taux que la prestation fournie. Ils peuvent être facturés au client à l’aide d’une somme forfaitaire prédéfinie ou bien en utilisant le barème kilométrique. Quoi qu’il en soit, les frais de déplacement doivent être indiqués sur le devis avant d’être facturés.

Quand opter pour le barème kilométrique ?

Si vous ne déclarez pas vos frais réels, l'administration fiscale applique un abattement de 10% sur vos revenus. Si vos frais de déplacement dépassent cet abattement de 10%, il convient donc de passer au réel et d'utiliser le barème kilométrique.

Comment passer aux frais réels ?

Si vos dépenses (kilomètres, logement, uniforme, etc.) dépassent 10% de votre salaire, vous avez tout intérêt à passer aux frais réels. Pour cela vous devez remplir le formulaire 2042 ou 2042 K et renseigner dans la rubrique 1 « Traitements, salaires, pensions, rentes » le montant de vos frais réels. Indiquez ce montant dans la case 1AK si vous êtes le déclarant 1 ou la case 1BK si vous êtes le déclarant n°2.

Jean-Baptiste de PASCAL

-

Pour approfondir

Vous souhaitez
réduire votre
impôt ?

Je lance la simulation

Découvrir d'autres
thématiques